Un assistant IA pour soutenir les services sociaux à Tramelan

Les services sociaux du Jura bernois à Tramelan gèrent quotidiennement un volume important de dossiers complexes impliquant plusieurs prestataires et collaborateurs. La recherche d’informations et le suivi des cas nécessitaient du temps et mobilisaient fortement les équipes administratives.

Pour fluidifier les processus et apporter un soutien immédiat aux collaborateurs, la commune a déployé Botzilla, le chatbot intelligent développé et hébergé en Suisse par Innovatim. Cet outil permet aux équipes de poser leurs questions en langage naturel et d’obtenir instantanément des réponses contextualisées, directement issues de la base documentaire interne et validée.

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Le projet a été mis en œuvre en plusieurs étapes :

1. Collecte et structuration documentaire
   • Indexation des documents de référence, procédures et formulaires liés à la gestion sociale.
   • Structuration des contenus pour assurer des réponses précises et adaptées.
2. Mise en place du chatbot Botzilla
   • Déploiement d’une interface simple, intégrée dans l’environnement numérique des services sociaux.
   • Paramétrage du chatbot pour répondre uniquement à partir du contenu validé par l’administration.
3. Personnalisation adaptée au secteur social
   • Ton et style de réponses adaptés aux besoins institutionnels.
   • Gestion des demandes les plus fréquentes (procédures, conditions d’aide, suivi des dossiers).
4. Conformité et sécurité des données
   • Hébergement 100 % en Suisse, conforme à la NLPD et au RGPD.
   • Accès restreint et cryptage des échanges pour protéger les données sensibles.

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• Gain de temps significatif pour les collaborateurs dans la recherche d’informations.
• Réduction de la charge administrative sur les questions répétitives et de routine.
• Amélioration de la qualité du service rendu grâce à des réponses immédiates et précises.
• Collaboration renforcée entre prestataires et services sociaux via un accès partagé aux informations.
• Conformité et confidentialité garanties, répondant aux standards légaux suisses.