Des procès-verbaux instantanés et confidentiels

Hubert-Etter & Fils SA, entreprise active depuis plus de 60 ans dans la gestion de canalisations, l’hydrodémolition, le transport et le traitement des déchets, organise régulièrement des conseils d’administration stratégiques. La prise de notes manuelle et la rédaction des procès-verbaux représentaient un effort important et une source de dispersion pour les participants.

Afin de garantir la confidentialité, le respect des exigences réglementaires et un gain d’efficacité, Innovatim a déployé la solution Notezilla : un outil d’intelligence artificielle 100 % suisse, conforme à la NLPD et au RGPD, capable de retranscrire automatiquement les séances et de générer des procès-verbaux parfaitement formatés.

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La solution mise en place chez Hubert-Etter repose sur un processus simple et sécurisé :

• Système d’enregistrement dédié installé sur site avec dictaphone et deux micros directionnels, garantissant une captation claire même en cas d’échanges simultanés.
• Déroulement fluide : lors de chaque séance, les collaborateurs lancent l’enregistrement puis, une fois la réunion terminée, déposent le fichier audio dans Nautila, l’interface de traitement associée à Nozilla.
• Traitement automatisé : Nozilla retranscrit la séance à l’identique, reconnaît les différents locuteurs, et génère un procès-verbal structuré en se basant sur les modèles existants fournis par Hubert-Etter (en-tête, mise en page, numérotation, style).
• Hébergement 100 % suisse pour assurer le respect des normes de confidentialité, sans transfert de données à l’étranger.

• Confidentialité totale grâce à une solution hébergée et développée exclusivement en Suisse.
• Conformité assurée avec la législation suisse (NLPD) et européenne (RGPD).
• Réduction significative du temps consacré à la rédaction des procès-verbaux.
• Concentration maximale des participants sur le contenu des discussions, sans perturbation liée à la prise de notes.
• Restitution fidèle des échanges avec mise en page professionnelle, conforme aux standards internes.