Des séances exécutives retranscrites avec rigueur à Avenches

La Commune d’Avenches, en Suisse romande, organise régulièrement des séances exécutives traitant de sujets sensibles, complexes et stratégiques. La rédaction manuelle des procès-verbaux représentait une charge importante : écoute, prise de notes, structuration, relecture, validation — un processus à forte intensité administrative et peu scalable.

Pour améliorer l’efficacité tout en respectant les exigences de confidentialité et de conformité légale, la Commune a opté pour Notezilla, la solution suisse de retranscription automatique et génération de procès-verbaux développée par Innovatim.

Le déploiement de Notezilla à Avenches s’est structuré autour de trois axes :

1. Installation technique sur site
   • Mise en place d’un système audio composé d’un dictaphone et de deux micros directionnels, permettant une captation claire, même en cas de discussions croisées.
   • Enregistrement simple et discret, sans perturber le déroulement des séances.
2. Transcription automatisée et sécurisée
   • Dépôt des fichiers audio dans Notezilla.
   • Transcription fidèle avec reconnaissance des locuteurs et segmentation des échanges selon les points de l’ordre du jour.
   • Mise en forme automatisée du procès-verbal, selon la charte documentaire de la commune.
3. Hébergement et conformité
   • Traitement des données 100 % en Suisse, respectant les exigences de la NLPD et du RGPD.
   • Accès restreint, chiffrement des enregistrements et des documents générés.

• Réduction importante du temps de rédaction des procès-verbaux exécutifs.
• Fidélité renforcée dans la transcription des propos tenus.
• Standardisation de la mise en forme, avec un rendu conforme aux exigences administratives locales.
• Confidentialité garantie, hébergement exclusivement en Suisse.
• Processus fiable et reproductible, adopté par les équipes de manière fluide.