Structurer ses procès-verbaux PPE sans stress : retour d’expérience terrain

Assemblées générales de copropriétaires, discussions animées, décisions importantes à formaliser…

La rédaction du compte rendu est souvent l’étape la plus stressante d’une séance PPE. On note à la volée, on reconstitue de mémoire, on relit trois fois… Et au final, on doute encore.

Dans cet article, on vous montre comment une régie suisse spécialisée dans la gestion PPE a transformé sa manière de gérer ses assemblées, sans changer ses habitudes.

⚠️ Le vrai défi d’un gestionnaire : tout suivre, tout noter, tout structurer

Vous animez une assemblée PPE de 10 à 20 copropriétaires. L’ordre du jour défile, les interventions se croisent, les digressions arrivent vite. Il faut :

• Prendre note de tout ce qui compte,
• Rester concentré sur les débats,
• Et restituer un PV clair, fidèle, structuré… en moins de 48h.

Ce qui amène naturellement la question :

Comment bien faire un compte rendu d’un texte oral, souvent décousu ?

Les méthodes classiques ont leurs limites

Chez Assumob, la prise de notes manuelle était la norme : bloc-notes, verbatim partiel, relecture au calme.

Mais très vite, ce système montrait ses faiblesses :

• Temps de rédaction excessif,
• Doutes sur l’exactitude de certaines interventions,
• Réunions parfois à répéter (pour clarifier ce qui a été dit).

Et alors se pose une autre interrogation fréquente :

Quelle est la structure d’un compte rendu efficace en contexte PPE ?

Ce qu’ils ont changé : ne plus perdre une seule phrase

C’est ici qu’intervient la solution qu’Assumob a testée puis adoptée : Notezilla, un outil intelligent de retranscription et de génération de comptes rendus.

Sans bouleverser leur fonctionnement, ils ont simplement :

• Enregistré les séances sur leur ordinateur ou smartphone,
• Laissé l’IA Notezilla transcrire automatiquement les échanges,
• Obtenu un PV identique dans sa structure à leurs habitudes métier,
• Et exporté en PDF ou Word, prêt à valider et archiver.

Une retranscription de réunion et un PV générer qui ressemble au votre OFFERT

Le résultat : clarté, rigueur, et confiance renforcée

Ce changement a eu des effets immédiats :

• Le temps de rédaction des PV a été divisé par deux,
• Les doutes post-réunion ont disparu (on peut relire les phrases exactes),
• Les copropriétaires ont noté un gain en clarté et en transparence.

Et comme le note un gestionnaire de la régie :

« Je peux me concentrer sur les gens, pas sur les lignes à taper. »

La réflexion métier devient plus fluide

Derrière cette méthode, c’est aussi une question de rigueur quotidienne :

• Quelle phrase pour commencer un PV ?
• Comment classer les points pour éviter toute confusion ?

Notezilla fournit une trame complète avec date, participants, thèmes abordés, décisions prises, etc.

Un gain de temps. Mais surtout : un gain de sérénité.

🎁 Bonus exclusif : testez Notezilla gratuitement

💡 Pour découvrir si cette méthode vous convient, nous vous offrons :

• Une retranscription test avec Notezilla (à partir d’un extrait audio de votre choix),
• Un procès-verbal structuré à l’image de vos propres PV habituels.

👉 Contactez-nous ici pour bénéficier de cette démonstration offerte.

C’est gratuit, sans engagement.

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